Personuppgiftsbehandling - kunder

 

Vi värnar om din personliga integritet och det är viktigt du känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Här berättar vi mer om vår personuppgiftsbehandling. Informationen vänder sig till dig som är kund hos Max Matthiessen.

 

Behandlingar

Max Matthiessen behandlar personuppgifter rörande sina kunder för ett eller flera av följande ändamål, beroende på typen av kundrelation. Det övergripande ändamålet är att tillhandahålla försäkringsförmedling eller värdepapperstjänster samt därmed förenliga aktiviteter.

Försäkringsdistribution

Om Max Matthiessen tillhandahåller dig försäkringsdistribution eller därmed relaterade tjänster behandlas dina personuppgifter för dessa ändamål. Utöver de personuppgifter du själv lämnar och som vi eventuellt har samlat in från din arbetsgivare (se nedan), hämtar vi också, om du har tillhandahållit oss en fullmakt, uppgifter från dina försäkringsgivare, valcentraler och andra typer av finansiella institut.

Om Max Matthiessen i enlighet med ett avtal med din arbetsgivare tillhandahåller dig försäkringsdistribution eller därmed relaterade tjänster‚ behandlas dina personuppgifter för dessa ändamål. I samband med detta samlar Max Matthiessen in följande uppgifter från din arbetsgivare: namn, personnummer, anställningsdatum, tjänstgöringsgrad, löneuppgifter, frånvaro/sjukfrånvaro, anställningsnummer, kostnadsställe, kontaktuppgifter, e-postadress, och löneavdrag.

Investeringsrådgivning m.m.

Om Max Matthiessen tillhandahåller dig investeringsrådgivning samlar bolaget in ett antal uppgifter om dig och din ekonomiska situation i syfte att kunna lämna råd som är lämpliga för dig. Uppgifterna omfattar ditt namn, personnummer, förmögenhet, kontaktuppgifter, e-postadress m.m. Max Matthiessen kommer behandla uppgifterna för ovan nämnda ändamål.
Om investeringsrådgivningen medför att du väljer att investera i finansiella instrument, kan Max Matthiessen även tillhandahålla tjänsten mottagande och vidarebefordran av order avseende de finansiella instrument du investerar i, dvs. vi tar emot en order avseende t.ex. en fond du vill investera i och vidarebefordrar din order så att den slutligen blir utförd. Vi kan också, i vissa situationer, utföra ordern direkt utan en mellanhand. Utöver ovan nämnda uppgifter får vi då information om vilka finansiella instrument du valt att investera i. Även de uppgifterna kommer vi behandla enligt ovan.

Portföljförvaltning

Om du valt att investera i en portföljförvaltningstjänst, dvs. en tjänst där Max Matthiessen i enlighet med i förväg bestämda placeringsramar fattar beslut om investeringar i finansiella instrument för din räkning, hämtar vi in motsvarande uppgifter som för investeringsrådgivning m.m. enligt ovan. Portföljförvaltning tillhandahålls endast i förening med investeringsrådgivning hos Max Matthiessen. Ändamålet med den behandling av dina personuppgifter som vi utför är att det är nödvändigt för att det ska vara möjligt att utföra portföljförvaltningstjänsten.

Kundkännedom och arkiveringsskyldighet

Enligt lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism ska Max Matthiessen uppnå tillräcklig kundkännedom innan en affärsförbindelse etableras eller en enstaka transaktion genomförs. Syftet är att kunna hantera risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism som kan förknippas med kundrelationen. Handlingarna arkiveras mellan fem och tio år från det att kundrelationen upphört.

I samband med tillhandahållandet av försäkringsdistribution, investeringsrådgivning m.m. och portföljförvaltning arkiveras också uppgifter i enlighet med lagen (2018:1219) om försäkringsdistribution och lagen (2007:528) om värdepappersmarknaden.

Marknadsföring

Uppgifter kan komma att behandlas i syfte att marknadsföra Max Matthiessens övriga produkter eller tjänster till existerande kunder.

Felsökning och utveckling

Personuppgifter som behandlas i Max Matthiessens system kan komma att användas för felsökning i det specifika fallet samt för vidareutveckling av bolagets egenutvecklade system.

Måste du lämna oss uppgifter?

Tillhandahållet av personuppgifter är inte ett avtalsenligt krav. Du är inte heller skyldig enligt lag att tillhandahålla oss de uppgifter som vi begär. Uppgifterna behövs för att vi ska kunna leva upp till vårt åtagande gentemot dig eller, där det är relevant, din arbetsgivare. För att vi ska kunna leva upp till våra skyldigheter enligt lagen om försäkringsdistribution, lagen om värdepappersmarknaden och lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism är vi däremot skyldiga att efterfråga och i några fall inhämta vissa personuppgifter. Följden av att vi inte tillhandahålls erforderliga personuppgifter är att vi inte kan tillhandahålla dig vissa försäkringsdistributions- eller värdepapperstjänster eller att kvaliteten på tillhandahållandet av dessa tjänster försämras.

Rättslig grund

Vår behandling av dina personuppgifter grundar sig på en kombination av fullgörande av avtal (dataskyddsförordningens artikel 6.1 b), fullgörande av rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c) och berättigade intressen (artikel 6.1 f). Vi har ett berättigat intresse av att samla in kontaktuppgifter om dig för att kunna komma i kontakt med dig och för att kunna erbjuda dig och din arbetsgivare försäkringsförmedlingstjänster. Vi har också ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter för att kunna ta betalt för de tjänster som utförts. Vi har också ett berättigat intresse av att använda dina personuppgifter för att utveckla nya och befintliga system. Slutligen har vi ett berättigat intresse av att presentera dina försäkringar samt andra investeringar för dig i vår privattjänst.

Mottagare av uppgifter

Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till de försäkringsföretag eller värdepappersbolag som du är eller avser att bli kund hos. Uppgifterna kan också lämnas ut till andra bolag inom Max Matthiessens företagsgrupp och anlitade personuppgiftsbiträden. Har du ett sparande via Maxfonder.se kommer vissa personuppgifter att lämnas ut till Fondab AB. Uppgifterna kan också, på begäran eller om annan skyldighet föreligger, komma att lämnas ut till olika myndigheter t.ex. Skatteverket, Finansinspektionen eller Finanspolisen.

Lagrings- och behandlingstid

För ändamålen försäkringsdistribution, investeringsrådgivning m.m. och portföljförvaltning behandlas uppgifterna så länge kundrelationen består. För ändamålet marknadsföring behandlas uppgifterna i upp till ett år efter det att kundrelationen upphört. För ändamålet kundkännedom och arkiveringsskyldighet lagras uppgifterna i enlighet med lagen (2018:1219) om försäkringsdistribution, lagen (2007:528) om värdepappersmarknaden och lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. För ändamålet felsökning och utveckling kan uppgifterna komma att behandlas under den tid som de finns lagrade för något annat ändamål.

Dina rättigheter

Information om och tillgång till dina uppgifter

Du har rätt att få bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig och i så fall information om vår behandling. Du har också rätt att få ett registerutdrag som visar personuppgifterna. Ytterligare registerutdrag kan förenas med en rimlig kostnad för dig.¨

Rättelse eller radering

Du har rätt att begära att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att begära att få lägga till relevanta uppgifter som saknas. Vidare har du rätt att begära att vi raderar uppgifter om dig. Vi kommer att pröva varje sådan begäran och radera de uppgifter vi, utifrån relevant lagstiftning, har möjlighet att ta bort.

Begränsa behandlingen

Du har rätt att, under vissa förutsättningar, begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Vi kommer att pröva varje begäran och begränsa behandlingen där vi finner det möjligt utifrån relevant lagstiftning.

Invända mot behandlingen

Du har rätt att, under vissa omständigheter, invända mot vår behandling av personuppgifter. Vi måste då upphöra att behandla uppgifterna såvida vi inte kan visa att vi har tvingande berättigade skäl att behandla uppgifterna och som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om vi behöver behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Dataportabilitet

Du har rätt att begära att personuppgifter som du har tillhandahållit Max Matthiessen i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format överförs till en annan personuppgiftsansvarig, så kallad dataportabilitet. Rätten till dataportabilitet förutsätter att vi behandlar de relevanta personuppgifterna med stöd av samtycke (artikel 6.1 a) eller fullgörande av avtal (artikel 6.1 b).

Om du är missnöjd

Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter på ett felaktigt sätt, vill vi att du kontaktar oss på dataskyddsombud-mm@maxm.se och förklarar för oss vad du tycker är fel. Vi kommer då att utreda ditt klagomål och vid behov förbättra oss. Därutöver har du alltid rätt att lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), för mer information, se https://www.imy.se/privatperson/utfora-arenden/

Personuppgiftsansvarig

Gällande samtliga behandlingar bortsett från portföljförvaltning är Max Matthiessen AB, org. nr 556421-0911, och Max Matthiessen Värdepapper AB, org. nr 556523-8606, gemensamt personuppgiftsansvariga. Inom ramen för det gemensamma ansvaret är Max Matthiessen AB kontaktpunkt och hanterar frågor rörande dataskydd. Gällande portföljförvaltning är Max Matthiessen Värdepapper AB ensamt personuppgiftsansvarig, men anlitar Max Matthiessen AB för att hantera frågor rörande dataskydd.

Kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige är:
Max Matthiessen, Att: Dataskyddsombud
Box 5908
114 89 STOCKHOLM
dataskyddsombud-mm@maxm.se

Dataskyddsombud

Max Matthiessen AB och Max Matthiessen Värdepapper AB har utsett ett dataskyddsombud som ska granska deras hantering av dina personuppgifter och att de följer de lagar, regler och interna riktlinjer som gäller. Du kan nå dataskyddsombudet på:

 

Max Matthiessen, Att: Dataskyddsombud
Box 5908
114 89 STOCKHOLM
dataskyddsombud-mm@maxm.se